Feedback motor postępu – jak go nie udzielać/udzielać?

 

Gdy się uczymy lub wykonujemy jakiekolwiek zadania jesteśmy zainteresowani tym, jakie robimy postępy i jak postrzegają naszą pracę inni.

Potrzebujemy punktu odniesienia - informacji która pomoże nam spojrzeć na swoje działania z perspektywy drugiego człowieka - obserwatora, nauczyciela, szefa.

Bywa też, że to my obserwujemy pracę drugiej osoby - wtedy warto, żebyśmy umiejętnie udzielili jej feedbacku i czasem robimy to, tylko ... czy zawsze jest on dobrze odbierany?

Gdy uczę menedżerów dawania feedbacku, to (zanim przećwiczymy struktury) mówię, że najważniejsza jest intencja – że intencja jest ważniejsza od struktur, bo dobrą intencję i to, że opieramy się na FAKTACH (a nie interpretacjach czy uprzedzeniach) odbieramy dobrze.

Sama chętnie przyjmuję feedback, jeśli nawet ktoś użyje niesprawdzonej formuły, ale ma intencję otworzenia mnie na nową perspektywę i inne możliwości działania. Chętnie posłucham, co ma mi do powiedzenia, jeśli jego intencją nie jest pokazanie swojej wyższości czy zmiecenie pod dywan moich wysiłków, tylko pomoc w ulepszeniu mojej pracy. Jeśli ma takie intencje, będę chciała z nim współpracować i będę pytać go chętnie o zdanie.

A jeśli chcecie poczuć ideę konstruktywnego feedbacku, to poszukajcie sobie w sieci filmu „Motyl Austina”.

I w zasadzie nie miałabym nic więcej do dodania, bo wydawało mi się, że o feedbacku tyle już napisano, że wszyscy wszystko wiedzą, znają różne jego odmiany, tymczasem życie przynosi zaskoczenia, więc trochę jeszcze dodam.

Dodam, bo firma w której prowadzę szkolenia menedżerskie, miała przed rokiem warsztat z udzielania feedbacku i okazało się, że menedżerowie uczyli się na nim struktury … kanapki!?!?

- No ale Dorota, przecież piszesz, że struktura nie najistotniejsza?

- Tak piszę, ale na litość boską nie kanapka!!!

- Dlaczego?

- Już odpowiadam:

Zaczynając od początku – „kanapka”, „hamburger komunikacyjny”, czy "komunikat sandwiczowy", polega na otoczeniu negatywnej wiadomości dwiema warstwami pozytywnych komentarzy, co ma złagodzić odbiór krytyki.

Jednakże, od dawna wiemy, że nie jest to zalecana praktyka, bo:

1.       Jest niekonkretna. Jeśli warstwy pozytywne są mocno zaakcentowane, odbiorca informacji może skupić się na jej pozytywnych aspektach i nie dostrzec istoty przekazywanej krytyki, nie zrozumieć, co dokładnie jest problemem i jak go rozwiązać.

2.       „Pakowanie" negatywnych informacji w otoczkę pozytywności może sprawić, że komunikat traci na autentyczności – nie wiem, na ile tak naprawdę ubrany w warstwę ochronną przekaz jest ważny.

3.      Kanapka wprowadza nieświadomego techniki człowieka w stan rozchwiania emocjonalnego: „najpierw mnie pochwalił, potem przyłożył, a na końcu znowu pogłaskał i już nie wiem, czy mam się martwić, czy cieszyć”.

4.       Świadomi techniki pracownicy doskonale wiedzą o co chodzi, i myślą: „szef chwali, więc zaraz przy …eprzy, żeby potem znowu pochwalić, żenada? Czemu on po prostu boi się powiedzieć, o co mu chodzi? Aaaaa….. Tak go nauczyli”.

Chyba nie chcesz być szefem, którego podejrzewa się o brak odwagi cywilnej? No właśnie!

To, jaką konstrukcję informacji polecę? Zdecydowanie lepsze jest klasyczne FUKO:  Fakty - Ustosunkowanie się  - Konsekwencje  - Oczekiwania  

„Nie wykonałeś na czas zlecenia - taka sytuacja nie może mieć miejsca - klienci mieli do mnie pretensje, nie dość, że musiałam się tłumaczyć, to jeszcze wizerunek zespołu na tym ucierpiał.  - Oczekuję, że następnym razem wszystko będzie gotowe dzień przed terminem" - krótko i konkretnie. Wiadomo o co chodzi i co należy zrobić.

Czasem - szczególnie, gdy sytuacja nie wymaga korekty, wystarczy zwykłe

UF:  Ustosunkowanie się  - Fakty (dobry wzór krótkiej pochwały)

„Bardzo mi się podoba, jak przygotowałeś prezentację - wyraźne duże litery są czytelne, a ładne rysunki robią doskonałe wrażenie”.

Oczywiście jest jeszcze dużo innych struktur (RPB, Spinka, STAR) i wszystkie są do zastosowania.

Ja lubię informację zwrotną w stylu coachingowym, której uczę na warsztatach, ale jest nieco skomplikowana więc jej w krótkim poście nie podejmuję się opisać.

Na koniec przypomnę tylko, że struktura feedbacku (gdy wykreślimy kanapkę, którą najwyżej zjadamy na śniadanie ;)) nie jest najważniejsza.

Co więcej - nawet używając sprawdzonej struktury, na przykład FUKO, można ideę informacji zwrotnej wypatrzyć i zastosować ją, aby dać komuś karę lub nagrodę.

Przykład?

Zdarzyło się kiedyś na jednym z moich warsztatów przywódczych, że w trakcie ćwiczeń bardzo doświadczony, współzarządzający wielotysięczną firmą człowiek, ćwicząc FUKO powiedział:

- Nie przygotowałeś raportu – jestem zbulwersowany – klient się wycofał więc odbieram Ci premię – oczekuję, że następnym razem nie będę tego musiał zrobić.

Mamy tu karę bez konkretnie sprecyzowanych oczekiwań. Co więcej - oczekiwania w stosunku do tego, co on jakoby "musi".

A więc formuła informacji to tylko formuła, a co Ty w nią wpiszesz, to już Twoja odpowiedzialność.

Oczywiście na warsztatach wyłapuję takie nieporozumienia, koryguję, uczę jak znając formuły, traktować je kreatywnie i mówić swoim językiem, żeby nasze rozmowy z pracownikami były autentyczne, dobrze odbierane i żebyśmy swoim ludziom i sobie pomagali się uczyć, a nie podcinali skrzydła.

Pozostała jeszcze kwestia odbierania informacji zwrotnej i proszenia o nią – bardzo ważna kompetencje lidera uczącego się zespołu, ale to już temat na inny post.

Twój świat się zawali, jak Ty się zawalisz!

 

- To mnie przerasta. Fizycznie nie dam rady.

- Za dużo tego. Jak skończę, to chyba trafię do wariatkowa!
- Jak to zrobię, to będę się zbierać przez miesiąc.

Znasz takie słowa?
A może je czasem wypowiadasz?
I z przerażeniem zabierasz się do pracy.

Ja znam. Znają moi klienci, którym pomagam ogarnąć #nadmiarowość.
Ale tym razem będzie o mnie – o mojej nadmiarowości – bo też bywam przeciążona i zarzucona pracą.

A dwa miesiące temu byłam przerażona.
❗ Przede mną było 21 dni szkoleniowych dla wykładowców akademickich i pracowników administracji i 11 dni kiedy miałam uczyć studentów (w tym weekendy), trochę coachingów i pisanie do mediów społecznościowych.

❗ Do warsztatów i zajęć mam zwyczaj bardzo starannie się przygotowywać, więc jak dni pracy przemnożę przez dwa , wychodzi, że będę pracować dzień w dzień 64 dni, a coaching i wpisy na media nie wiadomo kiedy zrobię.

Więc ogarnęło mnie przerażenie i cisnęły mi się na usta te wszystkie zdania na początku … Wiecie ;)
No ale ogarnęłam to i jestem w całkiem dobrej kondycji.
Dlaczego?

💥 Otóż dlatego, że postanowiłam, że priorytetem będzie #DBANIEOSIEBIE.
Że odpuszczę wszystkie domowe sprawy (dom jak się zaśmierdzi, to pani Kasia raz na dwa tygodnie posprząta), a na pierwszym miejscu postawię siebie – dietę, spanie, ruch, #odpoczynek.

💥Że przyjmę opcję minimum dla materiałów i papierów, że skoncentruję się na tym, co naprawdę ważne dla Klientów.

💥I odpuszczę #perfekcjonizm.

Jak postanowiłam, tak zrobiłam,
Teraz projekt dobiega końca, a ja żyję i mam się dobrze.

Wszyscy znamy przysłowie – „spiesz się powoli”,
Wiemy, że kiedy decydujemy się na podjęcie czegoś bardziej wymagającego, ambitnego, istotne abyśmy w pierwszej kolejności zadbali o siebie i swój stan psychofizyczny.

Że :
💥Regularna aktywność fizyczna, dobre odżywianie i odpowiednia ilość snu są niezwykle istotne.

💥Czas dla siebie, czytanie, spacer, słuchanie muzyki czy praktykowanie swoich hobby, pozwala nam na zregenerowanie sił i odzyskanie równowagi.

💥Wsparcie emocjonalne i zrozumienie innych ludzi mogą nam pomóc w trudnych chwilach i utrzymaniu motywacji.

💥 I że warto zająć się swoimi emocjami, medytować, oddychać, odpuszczać.
I co z tego, że wiemy?

❗ Nie wystarczy pamiętać, że "Nie możesz nalać z pustego kubka."
❗Trzeba jeszcze coś zrobić, żeby kubek nie był pusty.

No i wiecie, co się robi po okresie przeciążenia?

... 
Pewnie, że wiecie!
I nie mówicie, że nie możecie wziąć wolnego, bo świat się zawali.
To, że inni mówią, że się zawali, to ich mechanizmy obronne, manipulacja, presja którą wywierają na sobie.

❗Twój świat się zawali, jak TY się zawalisz. ❗

Skuteczność czy efektywność?

 

Nazwijmy ją Marzena – była menedżerką w pewnej spółce.

Pracowita, mądra, inteligentna, ambitna.
Prezes cenił ją za doskonałą jakość pracy i polegał na niej w trudnych projektach.

Trudne projekty mnożyły się, a ona rzucała się w wir pracy i dowoziła - wszystko na czas, wszystko najlepszej jakości, wszystko z uśmiechem, oczywiście pracując po godzinach, w weekendy i święta.

Gdy miała przed sobą kolejny szczególnie ambitny projekt, a niespodziewanie zaczęła mówić o tym, że nie da rady, że jest potwornie zmęczona, szef zafundował jej coaching.

💥Bo przecież firma musi działać i zarabiać. Kto ma to rozumieć, jak nie ona – prawa ręka prezesa?
Tylko tyle, że ona była na skraju wypalenia, coraz gorzej się czuła i mniej spała.

💥Oczywiście wiedziała, że musi odpocząć, tylko czekała z tym odpoczynkiem … na co? Na wypalenie? Na coaching?

💥Szkoda, że tak często bagatelizujemy stare chińskie przysłowie, które mówi że "IM BARDZIEJ SIĘ SPIESZYSZ, TYM WOLNIEJ POWINIENEŚ IŚĆ".
Optymalizacja wysiłków i uważność nie jest potrzebna nigdy tak bardzo, jak wtedy gdy się spieszysz.

💥 Trochę się zdziwiła, gdy zapytałam ją kiedy jest skuteczna, a kiedy efektywna.
Oczywiście wie, że skuteczność to wyniki, to osiąganie zamierzonych celów, a efektywność to osiąganie celów w sposób ekonomiczny, wydajny i z minimalizacją zasobów, takich jak czas, pieniądze, wysiłek.

Wie, że trzeba zadbać o proces dochodzenia do celu.
Ale w jaki sposób dba?

💥Jak często pracuje nad tym, żeby zoptymalizować pracę, delegować zadania, odpoczywać?
Kiedy w interesie i jej, ale i szefa jest, żeby wykazała się asertywnością?
Gdzie jest granica między perfekcjonizmem, a jakością?

💥Menedżer musi to wiedzieć, bo odpowiada nie tylko za swoje zaangażowanie, ale i za zaangażowanie zespołu. Bo jego zachowania modelują zachowania grupy.
Bo odpowiada za to, kim się stają ludzie realizując swoje zadania - czy mają energię do pracy, czy patrzą na swoją pracę ze wstrętem, a może z ciekawością?

Warto dodać, że umiejętny proces dochodzenia do celów buduje naszą odporność psychiczną.
Sama bardzo dbam o proces - o swoją kondycję, o energię i świeżość. 

Świeżość spojrzenia jest w moim wypadku (i nie tylko moim) kluczowa, bo projekty rozwojowe to kreatywne projekty.

Dbałość o energię jest kluczowa zawsze, szczególnie, gdy czujesz się zmęczony i zagrożony wypaleniem zawodowym.